Some Sources and Potential Consequences of Errors in Medical Data Recording^[*]

One year’s patient data from an urban teaching hospital was retrieved from the computer tapes of a large abstracting service. A variable but significant error rate was found in the recording of each entry studied. Such errors caused the data to be unsuitable for a quality of care study since the error rate was either very high or there was evidence of a recording bias. In either case, chart review would have been required and thus the data would have been, at best, only a guide to selecting parameters to study in a chart review.

The »information« obtained was so obviously inaccurate that it is unlikely that anyone would consider using it. However, in-hospital monitoring of data summaries received from the abstracting service might well lead to the elimination of obvious errors while retaining plausible but still inaccurate data. The acceptance of such could lead to serious false conclusions. For example, our »data« suggested that ward patients and non-ward patients received a different quality of care, a result not confirmed by chart review.

Given the system used, it was concluded that possible errors in data recording could be recognized most efficiently through »check« programs at the abstracting service and that by using such programs, the abstracting service could and should initiate improvements in hospital practices and coder training to minimize errors.

Aus den Magnetbändern eines großen Krankenblatt-Bearbeitungsdienstes wurde ein Jahrgang von Patientendaten eines städtischen Lehrkrankenhauses näher analysiert. Bei allen untersuchten Sachverhalten fand sich eine variable, aber erhebliche Fehlerquote. Diese Fehler ließen die Daten für ein Studium der Behandlungsqualität ungeeignet erscheinen, da entweder die Fehlerquote recht hoch war oder ein offensichtlicher Bias bei der Datenerfassung mitspielte. In jedem Falle wäre eine Überprüfung der Ablochbelege erforderlich gewesen; die Daten hätten daher bestenfalls als -Hinweis dafür dienen können, welche Auswahlparameter bei einer solchen Nachprüfung zu untersuchen wären.

Die erhaltene »Information« war augenscheinlich so ungenau, daß wohl niemand davon Gebrauch machen würde. Die klinikinterne Überprüfung der von dem Bearbeitungsdienst gelieferten Datenübersichten könnte allerdings zur Ausmerzung augenfälliger Fehler führen, wobei zwar plausibel erscheinende, aber immer noch ungenaue Daten resultieren würden. Die Annahme solcher Daten könnte zu gefährlichen Fehlschlüssen führen. Die eigenen Daten der Autoren ließen beispielsweise vermuten, daß bezüglich der Güte der Behandlung ein deutlicher Unterschied bei ambulanten und stationären Patienten bestand, wofür sich aber bei einer Nachprüfung kein Anhalt fand.

Mögliche Fehler der Datenverarbeitung könnten in dem vorgegebenen System durch Fehlerprogramme erkannt werden. Bei Durchführung solcher Programme könnte und sollte der Verarbeitungsdienst Verbesserungen bei der Datenerfassung im Krankenhaus und der Verschlüsselungsroutine im Interesse einer Fehlerreduktion anregen.

Key-words

Medical Data Recording - Computer-stored Patient Abstracts - Error Sources

Schlüssel-Wörter

Medizinische Befunddokumentation - Computer-gespeicherte Patienten-Daten - Fehlerquellen

^*) Reprint requests to Dr. 1. Hendrickson, 133 S. 36th St., Room 310, Philadelphia 19104.

• References

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