Optimierung eines konventionellen Dokumentationssystems auf der chirurgischen Intensivstation - ein Beitrag zu Kostenreduktion und präventivem Qualitätsmanagement?

Zusammenfassung

Die Personal- und Kostensituation auf Intensivstationen zwingt zur Ausschöpfung organisatorischer Reserven, um eine qualitativ hochwertige Patientenversorgung zu sichern. Überkommene berufsgruppenzentrierte Dokumentationssysteme sind durch mangelnde Übersichtlichkeit, eingeschränkte Akzeptanz, unzureichenden Informationsgehalt und erschwerte synoptische Patientenüberwachung belastet und den Anforderungen der modernen Intensivmedizin nicht gewachsen. Das bei Inbetriebnahme unserer chirurgischen Intensivstation im Juni 1992 eingeführte Dokumentationssystem wurde wegen negativer Auswirkungen auf den Versorgungsablauf im April 1993 durch ein optimiertes berufsgruppenübergreifendes konventionelles Dokumentationssystem ersetzt. Im April 1994 erfolgte eine Überprüfung des Systems. Wir berichten über unsere initiale Problemanalyse, die anschließende Entwicklungs- und Einführungsphase und die Ergebnisse nach einjährigem Einsatz des Systems auf der chirurgischen Intensivstation. Durch Datenkonzentration, standardisierte Datenerfassung sowie strukturierte Verordnungs-, Untersuchungs-, Bewertungs- und Entscheidungsvorgänge wurden eine meßbare Reduktion des jährlichen Arbeitszeitaufwandes der ärztlichen und pflegerischen Mitarbeiter um 730 Stunden, eine Kosteneinsparung bei den Dokumentationsmitteln um 58 % sowie Verbesserungen des Umfangs der Datenerfassung erzielt. Die Optimierung konventioneller Dokumentationssysteme erscheint als geeignetes Instrument zur Unterstützung der Kostenreduktion und des präventiven internen Qualitätsmanagements auf der Intensivstation.

Summary

In Intensive Care Units (I.C.U.), the lack of staff and funds require the mobilisation of organisational reserves in order to ensure high-quality patient care. Traditional occupational-group organised documentation systems are burdened with lack of clarity, limited utilisation by the staff, insufficient information content and difficulties in synoptic patient monitoring. They cannot meet the demands of modern intensive-care medicine. At the inauguration of our Surgical I.C.U. in June 1992, an occupational-group oriented documentation system was introduced and put into operation. Because of negative repercussions on patient care, it was replaced by a patient-centered, conventional prescription and documentation system in April 1993. In April 1994, an evaluation of the patient-centered system was carried out. We report on our initial problem analysis, the subsequent developmental and introductory phases, and the results after having used the system in our I.C.U. for one year. Data condensation, standardised data recording, as well as structured prescription, examination, assessment and decision processes, saved 730 working hours for medical and nursing staff per year, reduced the cost for documentation materials by 58 % and improved the extent of data recording. In our experience, improving a conventional documentation system is a suitable instrument to support cost reduction and preventive internal quality management in the I.C.U.