Es reicht schon lange nicht mehr aus, sich ausschließlich auf günstigere Einkaufskonditionen
zu konzentrieren. Vielmehr liegt das große Potenzial der Häuser in einer konsequenten
und nachhaltigen Verbesserung der Inhouse-Prozesse. Beispielsweise lassen sich durch
die genaue Kenntnis der tatsächlich benötigten Mengen Lagerbestände signifikant verringern.
Das führt zu einer Ressourcenoptimierung sowohl im Krankenhaus als auch beim Medizinproduktehersteller
und reduziert gleichzeitig den Materialverfall.
Durch die Digitalisierung wiederkehrender Arbeitsabläufe, nicht nur in der Materialbeschaffung
und Lagerverwaltung, sondern auch im Zuge der Patientenaufnahme sowie in den Operationssälen,
werden die Mitarbeiter in der Pflege und in der Verwaltung nachhaltig entlastet. Das
ermöglicht Krankenhäusern, eigenständig auf die vor allem im Gesundheitsbereich weiter
zunehmende Personalknappheit zu reagieren. Politische Initiativen wie beispielsweise
das Pflegepersonalstärkungsgesetz sollen die Bemühungen der Krankenhäuser und Gesundheitseinrichtungen
zusätzlich unterstützen. Ob das Gesetz den erhofften Erfolg bringen wird, bleibt abzuwarten.
Doch auch auf die Wirtschaftlichkeit eines Krankenhauses hat die Digitalisierung einen
großen Einfluss. Nur wenn ein Krankenhaus dazu in der Lage ist, die im Zuge der Patientenbehandlung
erbrachten Leistungen gegenüber den Kostenträgern auch vollumfänglich abzurechnen
sowie die verwendeten Produkte, von der Prothese bis hin zum Nahtmaterial, exakt zu
erfassen, ist die Grundlage für eine genaue Deckungsbeitragsrechnung geschaffen. War
diese genaue Zuordnung bis heute nur schwer darstellbar, bieten mittlerweile verschiedene
Software-Lösungen eine Vielzahl an Möglichkeiten, die Transparenz in diesem Bereich
zu erhöhen. Für die erfolgreiche Einführung und Umsetzung solcher Lösungen ist es
zwingend erforderlich, Prozesse zu analysieren und diese zu verändern.
(Symbolfoto: Klinik Einkauf Montage; AdobeStock / Jakub Jirsák)
Kommunikation ist Trumpf
Die Rolle des Krankenhauseinkaufs hat sich entsprechend seiner stetig wachsenden Aufgaben
in den letzten Jahren verändert, und wird dies auch zukünftig weiter tun. Als Bindeglied
und Kommunikator zur Geschäftsführung, Projektverantwortlichen, vor allem aber auch
zum medizinischem Fachpersonal nimmt er eine zentrale Rolle ein.
Die Notwendigkeit von Produktumstellungen, Lieferantenstraffungen oder Prozessharmonisierungen
sind auf dem Papier schnell beschlossene Sache. Der Erfolg hängt aber nachhaltig von
der frühen und guten Einbindung aller Betroffenen, vor allem der Anwender ab. Eine
Kommunikation auf Augenhöhe bedeutet hierbei nicht, dass der Krankenhauseinkauf über
die gleichen Fachkenntnisse verfügt wie der Oberarzt. Sie bedeutet vielmehr, dass
im konstruktiven Austausch miteinander besprochen wird, welche wirtschaftlichen Auswirkungen
die Konzentration auf ein bestimmtes Produkt hat, ohne dabei die klinischen Ergebnisse
der Patientenversorgung negativ zu beeinflussen.
Doch nicht nur im Zusammenspiel mit anderen Abteilungen sind die kommunikativen Fähigkeiten
des Krankenhauseinkaufs gefragt. Die Möglichkeiten, die vor allem die Digitalisierung
von Prozessen in der Beschaffung bietet, werden nicht von jedem Mitarbeiter einer
Einkaufsabteilung sofort erkannt. Ein gutes und effektives Change-Management ist notwendig,
um optimierte Prozesse nachhaltig zu implementieren.
Moderner Einkauf – moderne Einkaufsdienstleistung
Mit veränderten Anforderungen an den Krankenhauseinkauf müssen sich auch die Einkaufsdienstleister
in Bezug auf ihr Leistungsspektrum weiterentwickeln. Das spiegelt sich auch in den
Entscheidungsprozessen bei der Auswahl des Einkaufsdienstleisters wieder. War in der
Vergangenheit ein guter Preis häufig das einzige Entscheidungskriterium für die Zusammenarbeit
mit einem Einkaufsdienstleister, sind heute ergänzende Dienstleistungen wie Beratungsangebote
im Rahmen der Prozessoptimierung, die Unterstützung bei der rechtssicheren Beschaffung
sowie ein Angebot, das neben medizinischen Verbrauchsgütern und Investitionsgütern
auch die Bedarfe in den Bereichen Pharmazie, Verpflegung sowie Software-Lösungen abdeckt,
entscheidend.
Ein Einkaufsdienstleister als zentraler Ansprechpartner nicht nur für die Gesundheitseinrichtungen,
sondern auch für die Vertragslieferanten bietet beiden Seiten entscheidende Vorteile,
da er Markttrends wiederspiegeln, Bedürfnisse und Anforderungen beider Seiten kanalisieren
und mehrwertstiftend für beide Seiten einsetzen kann. Die Erfahrung zeigt, dass die
Zusammenarbeit mit Einkaufsdienstleistern, auf Krankenhaus- und Industrie-Seite, zur
nachhaltigen Kostensenkung und einer deutlichen Effizienzsteigerung führt.
Die Bedürfnisse aller, also auf der einen Seite kommunaler, konfessioneller und privater
Krankenhäuser, über alle Versorgungsstufen hinweg, von mittelständischen Unternehmen
bis hin zu internationalen Konzernen auf der anderen Seite in Einklang zu bringen,
ist eine spannende Aufgabe. Durch den kontinuierlichen, intensiven Austausch mit allen
Beteiligten lässt sich diese Aufgabe erfolgreich bewältigen und führt stets zum Erkenntnisgewinn
für alle.
So ist beispielsweise eine frühzeitige Abstimmung und Kommunikation zwischen Medizintechnikherstellern
und Kliniken wichtig, um zu bewerten, ob und inwieweit das Inverkehrbringen von Medizinprodukten
durch den Brexit für den deutschen Markt Auswirkungen hat. Nicht wenige aller in der
EU-zertifizierten Medizinprodukte wurden durch benannte Stellen in Großbritannien
zugelassen. Da diese Stellen nun wegfallen, gilt es, frühzeitig zu klären, ob die
Versorgungssicherheit deutscher Krankenhäuser hiervon beeinflusst sein könnte. Um
hier zeitnah an relevante Informationen zu kommen, hat beispielsweise die Prospitalia
ihre 400 Lieferantenpartner stellvertretend für ihre 600 Vertragskrankenhäuser auf
mögliche Auswirkungen des Brexits befragt. Die Ergebnisse wurden den Vertragseinrichtungen
anschließend zentral zur Verfügung gestellt.
Die Förderung des Austauschs ist aber nicht die wichtigste Aufgabe von Einkaufsdienstleistern.
Durch eine hohe Expertise hinsichtlich aller im Krankenhaus benötigten Produkte, v.
a. medizinischer Güter, gelingt es ihnen in erster Linie, den Gesundheitseinrichtungen
dabei zu helfen, eine hohe Qualität in der Gesundheitsversorgung und die Wirtschaftlichkeit
der erbrachten Leistungen in Einklang zu bringen. Nicht zuletzt durch das Aufzeigen
von Veränderungen auf der Erlösseite zur Rentabilitätsoptimierung auch im Bereich
neuer Untersuchungs- und Behandlungsmethoden (NUB). Auf diese Weise tragen auch Einkaufsdienstleister
ihren Teil zu einem effizienten, zukunftsfähigen Krankenhauseinkauf bei, der vor allem
in der partnerschaftlichen Zusammenarbeit zwischen Gesundheitseinrichtung, Industrie
und Einkaufsgemeinschaft nachhaltig zu erreichen ist.
