Personalauswahl

Die Personalauswahl in der Zahnarztpraxis setzt eine erfolgreiche Personalwerbung voraus. Nur wenn sich aufgrund der Werbemaßnahmen mindestens 2 oder mehr Bewerber/-innen ihre Unterlagen eingereicht haben, kann auch eine Auswahl stattfinden. Zur Auswahl des richtigen Praxispersonals sind zunächst die anlässlich der zuvor durchgeführten Personalwerbung eingehenden Bewerbungen zu analysieren. Anschließend müssen mit dem engeren Bewerberkreis Vorstellungsgespräche durchgeführt und eventuell Arbeitsproben abverlangt werden.

Zur Analyse der Bewerbungsunterlagen sollten die eingehenden Bewerbungen zunächst einer vorläufigen Durchsicht unterzogen werden, die erkennen lässt, welche Bewerberinnen und Bewerber von vorneherein für den zu besetzenden Arbeitsplatz nicht in Betracht kommen, weil sie bestimmte Mindesterwartungen und -anforderungen (Ausbildungsabschluss, anderweitige Qualifikation usw.) nicht erfüllen. In diesem Fall sollten die eingereichten Unterlagen unverzüglich mit einer Mitteilung, dass die Bewerbung nicht berücksichtigt werden kann, zurückgegeben werden.

Bei den positiv aufgenommenen Bewerbungen ist deren Eingang zu bestätigen oder aber auch eine unmittelbare schriftliche oder telefonische Kontaktaufnahme mit dem Ziel eines Vorstellungsgespräches möglich.

Im Hinblick auf die ihm eingereichten Unterlagen hat der Zahnarzt als Praxisinhaber Pflichten, bei deren Verletzung er schadensersatzpflichtig wird :

Sorgfältige und sichere Aufbewahrung der eingereichten werbungsunterlagen Datenschutz im Hinblick auf die persönlichen Bewerberdaten (keine Speicherung oder Kopie der Daten) Verbot der Weitergabe der Bewerbung an praxisfremde Personen Verbot der Weitergabe der Bewerbung an alle Praxisangehörigen Unverzügliche Rücksendung der Unterlagen in ordnungsgemäßem Zustand.

Nach erfolgter vorläufiger Durchsicht der Bewerbungsunterlagen erfolgt deren Auswertung. Dabei ist zunächst auf den äußeren Eindruck zu achten:

Zusammenfügung der einzelnen Unterlagen (lose Blätter, Hefter, Ordner, Ringbuch, Plastikhüllen) Ordnung der Unterlagen (geordnet/ungeordnet; sinnvolle Ordnung/weniger sinnvolle Ordnung) Zustand der Unterlagen (sauber/schmutzig; neu/schon öfter verwendet; glatt/verknickt, faltig) Art der Unterlagen (vollständig/unvollständig; wichtige, aussagefähige Dokumente/ unwichtige Dokumente) Qualität des verwendeten

Papiers, eingereichter Kopien (hochwertiges Briefpapier/ Schreibblockpapier mit Karos oder Linien; gute Kopien/ schlechte Kopien mit schwarzen Rändern, Flecken).

Das Bewerbungsschreiben ist für die Personalauswahl eine wertvolle Informationsquelle. So gibt die Gestaltung des Bewerbungsschreibens einen ersten Aufschluss über die Persönlichkeit der Bewerberin sowie die Ernsthaftigkeit ihrer Bewerbung. Ein Bewerbungsschreiben, welches ordentlich gegliedert und klar gestaltet ist, lässt auf eine qualifizierte Bewerberin schließen. Der Inhalt des Bewerbungsschreibens sollte in Bezug auf die Tätigkeit über den/die Bewerber/-in informieren und den in der Personalwerbemaßnahme (Stellenanzeige, Aushang usw.) genannten Informationserwartungen gerecht werden. Zu folgenden Punkte sollten im Bewerbungsschreiben Aussagen enthalten sein:

Grund der Bewerbung Bestehendes Arbeitsverhältnis (gekündigt/ungekündigt) Letzte Beschäftigungsstelle Besondere Fähigkeiten Bisherige Bewältigung gleicher oder ähnlicher Aufgaben Frühestmöglicher Beginn der Arbeitsaufnahme.

Aus dem Bewerbungsschreiben kann die Eignung für den Arbeitsplatz zu einem beträchtlichen Teil entnommen werden. Dazu gehört auch die Fähigkeit bzw. Bereitschaft, auf Anforderungen, wie sie in der Stellenanzeige oder sonstigen Ausschreibungen genannt sind, genau einzugehen. Außerdem können Fehleinschätzungen, Unsicherheiten und übersteigerte Selbstdarstellungen aufgedeckt werden. Auch aus dem Stil des Bewerbungsschreibens lässt sich entnehmen, wie sich der/die Bewerber/-in einschätzt: Im Ausdruck wirkt ein vorwiegend verbaler Stil lebendig und ungezwungen, ein aktiver Stil energisch, ein passiver Stil abwartend und versachlicht, ein substantivischer Stil steif und schwerfällig. Im Satzbau wirken einfache Sätze unkompliziert und direkt, verschachtelte Sätze hingegen unbeholfen und umständlich. Ein großer Wortschatz wirkt vielseitig und intelligent, ein geringer Wortschatz unbeholfen und unbeweglich.

Das Bewerbungsfoto vermittelt einen unmittelbaren optischen Eindruck von der Person. Aufgrund der Äußerlichkeiten nun auf Charakter und persönliche Eigenschaften zu schließen, ist schon alleine deshalb problematisch, weil nicht nur der/die Bewerber/-in, sondern auch der Fotograf großen Einfluss auf die Wirkung des Fotos hat. Deshalb bietet das Bewerberfoto vielfach eher die Möglichkeit, andere Rückschlüsse zu ziehen:

Art des Fotos (schwarz-weiß/farbig; klein/groß) Herstellung (hochwertig/geringwertig; Fotograf/Automat) Datum (alt/neu, aktuell/nicht aktuell) Äußerlichkeiten (gepflegte/ungepflegte Erscheinung; Kleidung: neumodisch/altmodisch, elegant/sportlich, salopp).

Für die Personalauswahl in Zahnarztpraxen hat das Bewerbungsfoto nach wie vor große Bedeutung, da die Aufgaben der Praxisangehörigen auf die Öffentlichkeit gerichtet sind bzw. unmittelbaren Patientenkontakt beinhalten. Erwartungen, die auf Äußerlichkeiten, wie gepflegte Erscheinung, Aussehen usw., gerichtet sind, spielen hier für die Auswahl eine nicht zu unterschätzende Rolle.

Der Lebenslauf gibt Aufschluss über die persönliche und berufliche Entwicklung der Bewerberinnen und Bewerber. Er sollte zweckmäßigerweise unter Nennung der jeweiligen Zeiträume Angaben zum Familienstand, Geburtsort und -datum, schulische und berufliche Ausbildung, Prüfungen, berufliche Tätigkeiten und Weiterbildungsmaßnahmen enthalten. Ein tabellarischer Lebenslauf ist übersichtlicher. Aus einem handschriftlichen Lebenslauf lässt sich direkt das Schriftbild entnehmen, was unter Umständen für eine Tätigkeit in der Praxisverwaltung bedeutsam ist. Inhaltlich lassen sich im Rahmen der Betrachtung der Zeitabfolge einzelner aufgeführter Lebensstationen Lücken sowie häufige Arbeitsplatzwechsel aufspüren. Ein mehrfacher kurzzeitiger Arbeitsplatzwechsel ist dabei eher negativ zu beurteilen. Auch die Betrachtung der Tätigkeiten und Positionen, mit der berufliche Auf- und Abstiege, Berufswechsel oder Wechsel des Aufgabengebietes offen gelegt werden, lassen auf Leistungsbereitschaft und Arbeitsqualität schließen.

Die Schulzeugnisse sollen Auskunft über die Eignung geben. Die Aussagefähigkeit von Zeugnisnoten ist jedoch vielfach infrage zu stellen. Sie unterliegen erfahrungsgemäß vielfältigen Einflüssen und gewährleisten keine vollkommene Objektivität. Gute Noten können Rückschlüsse auf Interessensgebiete ermöglichen. Schlechte Noten deuten indessen auf Faulheit, Desinteresse oder mangelndes Wollen hin. Mit der Zahl vorliegender Zeugnisse steigt jedoch auch die Genauigkeit der darin enthaltenen Aussagen.

Arbeitszeugnisse informieren über die vorhergehende Beschäftigung in Zahnarztpraxen. Zum einen geben sie Aufschluss über die Dauer der bisherigen Beschäftigungsverhältnisse, Art und Umfang der bisherigen Tätigkeiten sowie Termine und Gründe der Beendigung dieser Arbeitsverhältnisse. Bei der Angabe des Grundes sollte auf die Formulierung geachtet werden: „... auf eigenen Wunsch ...” ist wenig aussagekräftig, da bei auftretenden Problemen häufig die Gelegenheit eingeräumt wird, selbst zu kündigen; „... im beiderseitigen Einverständnis ...” kann auf Probleme im bisherigen Arbeitsverhältnis hindeuten, was hinterfragt werden sollte; „... aus organisatorischen Gründen ...” kann einen vorgeschobenen Grund darstellen, was ebenfalls überprüft werden sollte. Wenn ein Zahnarzt als bisheriger Arbeitgeber und Autor des Zeugnisses das Ausscheiden einer Mitarbeiterin hingegen „bedauert” oder sogar „sehr bzw. außerordentlich bedauert”, kann das auf eine gute Bewerberin hindeuten. Ferner gehen aus dem Zeugnis die Leistung sowie die Führung der Bewerberin hervor. Jedoch erweist sich die Auswertung von Arbeitszeugnissen insbesondere in diesem Punkt oft als schwierig, weil die Aussagen indirekt erfolgen und eher zwischen den Zeilen zu lesen sind. Aus folgenden Formulierungen lassen sich entsprechende Schlüsse ziehen [Tab. 1].

Die in [Tab. 1].</ wiedergegebenen Formulierungen werden jedoch nicht immer einheitlich verwendet. Vielen Zahnärzten als Arbeitgebern ist ihre Bedeutung auch völlig unbekannt. Sie sind daher in jedem Fall mit Vorsicht zu lesen und zu bewerten.

Referenzen runden das Bild über den/die Bewerber/-in ab. Ihre Aussagekraft ist jedoch umstritten, zumal die Auskunftspersonen überlicherweise von den Arbeitssuchenden vorgeschlagen und daher nachteilige Informationen nicht ohne weiteres geben werden. Die Angabe von Auskunftspersonen, die im Grunde genommen wenig über die berufliche Qualifikation des/der Betreffenden aussagen können, ist eher negativ zu beurteilen.

Die Einholung von Auskünften beim derzeitigen oder früheren Arbeitgeber ist von den Referenzen zu unterscheiden. Sie ist auch ohne Wissen und Zustimmung der Bewerberin möglich, bei noch bestehenden Arbeitsverhältnissen allerdings erst nach erfolgter Kündigung.

Aufgrund der Analyse der Bewerbungsunterlagen ergeben sich 3 Gruppen von Bewerberinnen und Bewerbern:

ungeeignet geeignet, aber mit unvollständigen Unterlagen geeignet mit vollständigen Unterlagen

Ungeeigneten Bewerberinnen und Bewerbern sollte unverzüglich ein Absageschreiben unter Rückgabe aller eingereichten Bewerbungsunterlagen zugestellt werden. Dabei ist darauf zu achten, dass das Absageschreiben nicht verletzend wirkt. Geeignete Bewerberinnen und Bewerber mit fehlenden Unterlagen sind aufzufordern, diese unverzüglich nachzureichen. Uneingeschränkt geeignete Bewerberinnen und Bewerber sind unter Vorschlag eines Termins zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen.

Literatur

• 1 Brake J. et al. . Praxis der Personalauswahl.  Würzburg: Lexika-Verlag. 2002; 
• 2 Frodl A. Personalmanagement in der Zahnarztpraxis.  Stuttgart u. a.: Thieme. 1995; 
• 3 Frodl A. Personalmanagement in der Arztpraxis.  2. Aufl. Stuttgart u. a.: Hippokrates. 1999; 
• 4 Frodl A. Personalmanagement.  Berlin u. a.: Quintessenz. 2000; 
• 5 Frodl A. Der Zahnarzt als Personalmanager.  In: Börkircher H u. a. (Hrsg.): Unternehmen Zahnarztpraxis. Loseblattsammlung.  Heidelberg u. a.: Springer. 2000; 
• 6 Hellwig H. Mitarbeiter zielwirksam auswählen und periodisch beurteilen.  Renningen: Expert Verlag. 2002; 
• 7 Jetter W. Effiziente Personalauswahl.  Stuttgart: Schäffer-Poeschel. 2002; 
• 8 Lehky M. Der Mitarbeiter, der zu mir passt.  Frankfurt a. M.: Eichborn. 2002; 

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