Wie man einen erfolgreichen wissenschaftlichen Artikel verfasst und veröffentlicht

Die Erstellung eines Manuskripts für die Einreichung bei einer wissenschaftlichen Zeitschrift bedeutet harte Arbeit, aber es ist auch sehr befriedigend, sein Werk veröffentlicht zu sehen. Das Schreiben eines Artikels ist eine Kunst, die erlernt werden muss und, wie alles im Leben, mit zunehmender Übung einfacher wird. Aus der Sicht des Rezensenten und des Herausgebers könnten allerdings viele Manuskripte verbessert werden, wenn man sich an einige einfache Richtlinien halten oder ein paar Artikel zur Abfassung und Veröffentlichung wissenschaftlicher Arbeiten studieren würde. Dieses Editorial möchte hierzu eine Einführung geben.

Herausgeber verlassen sich auf die Beurteilung durch Fachkollegen und normalerweise müssen mindestens zwei Rezensenten ein Manuskript befürworten, bevor es zur Veröffentlichung angenommen wird. Wenn die Kollegen einander erheblich widersprechen, werden normalerweise weitere Rezensenten hinzugezogen. Eine Ablehnung kann natürlich in mangelnder wissenschaftlicher Bedeutung oder klinischer Relevanz begründet sein oder darauf beruhen, dass die Arbeit lediglich schon bekannte Tatsachen darstellt oder auch besser für eine andere Zeitschrift geeignet ist [1]. In einer Übersicht der Konferenz „Research in Medical Education” [2] werden allerdings als die zehn häufigsten Gründe für eine Ablehnung die folgenden aufgelistet: schwer verständlicher Text, mangelnde Präzisierung der Fragestellung, unrichtige oder widersprüchliche Präsentation der Daten. Die letztgenannten Probleme können und sollten von den Autoren beseitigt werden, bevor ein Manuskript eingereicht wird.

Unabhängig von der Wichtigkeit Ihrer Erkenntnisse wird die Arbeit möglicherweise abgelehnt, wenn das Manuskript zu schwierig zu lesen ist oder wenn größere Teile der Arbeit verworfen werden. Eine wichtige Regel lautet: verständlich schreiben, nur einen Gedanken pro Satz formulieren, unnötige Wörter streichen und immer dem kürzesten Wort oder Satz den Vorzug geben [3]. Dies ist häufig schwieriger, als es erscheint, aber versuchen Sie, Ihren Text Kollegen vorzulegen, Absatz für Absatz, und festzustellen, ob diese Ihre Botschaft verstehen. Eine Reihe von Wörtern oder Ausdrücken sollte man zudem vermeiden, so wie z. B. „eine erhebliche Anzahl von” statt „viele” [3].

Der Titel ist wichtig: Er sollte eine prägnante Aussage über den Schwerpunkt Ihrer Arbeit darstellen. Wenn der Titel nur zwei oder drei Wörter umfasst, ist er wahrscheinlich nicht präzise formuliert [4]. Benutzen Sie nicht den Titel „Lebertumoren”, wenn es bei der Arbeit um „Kontrastmittelgestützten US im Vergleich mit MRT bei 500 Patienten mit kolorektalem Karzinom” geht. Rezensenten sind angewiesen zu beurteilen, ob der Titel passend ist.

Der Aufbau des Manuskripts ist wichtig [5]. In der Einleitung sollte es darum gehen, was wir wissen, was wir nicht wissen und was wir, in dieser Reihenfolge, im Folgenden präsentieren. Im Allgemeinen sollte die Einleitung weniger als eine Seite mit zweizeiligem Abstand umfassen, die Fragestellung der Forschung formulieren und sich die lange Literaturbesprechung und die Vergleiche für die Diskussion aufsparen. Man sollte passende Literaturangaben zitieren und sich ansonsten kurz und themenbezogen äußern. Der Abschnitt zu Methoden und Ergebnissen sollte angeben, wie man den Sachverhalt aufzeigen wird und was man jetzt erläutert [5]. Die Diskussion sollte beinhalten, ob man die formulierten Ziele erreicht hat und wo die Grenzen lagen. Vergleichen Sie Ihre Ergebnisse mit denen von anderen Autoren und zitieren Sie an dieser Stelle den größten Teil Ihrer Literaturangaben. Die Diskussion sollte selten länger sein als drei Seiten in zweizeiligem Abstand [4]. Achten Sie darauf, nicht dieselbe Information an verschiedenen Stellen in Ihrem Text nochmals und nochmals zu wiederholen.

Ungeeignete und unvollständige statistische Berechnungen gehören zu den zehn häufigsten Gründen für eine Ablehnung [2]. Versuchen Sie, Statistiken nicht zu kompliziert darzustellen, verwenden Sie einen geeigneten Test - was Sie analysieren möchten, sollte einleuchtend sein. Und bleiben Sie bei den Ergebnissen bei der Wahrheit! Oft fehlen Berechnungen und es wird nicht beachtet, dass negative Ergebnisse auf einer zu geringen Patientenzahl und nicht auf tatsächlich negativen Resultaten beruhen können. Geben Sie bei der Präsentation der Ergebnisse die Vertrauensbereiche an. Wenn die Ergebnisse in Tabellen zusammengefasst werden, sollten diese einfach zu lesen sein, und Grafiken sollten die Information auf einen Blick darstellen [6] [7]. Manche potenzielle Leser werfen vielleicht zunächst einen Blick auf die Tabellen, Grafiken und Zahlen, um zu entscheiden, ob es sich lohnt, den Rest des Artikels zu lesen.

Grundsätzlich erwarten alle Zeitschriften eine hervorragende Qualität der Abbildungen. Dies trifft allerdings in besonderem Maße für „bildgebende” Zeitschriften wie radiologische Zeitschriften oder modalitätsbasierte Zeitschriften wie „Ultraschall in der Medizin” zu. Halten Sie sich immer streng an die Richtlinien der Zeitschrift und wenn Sie sich nicht sicher sind, was z. B. 300 dpi bedeutet, ignorieren Sie dies nicht, sondern klären Sie es vor der Einreichung.

Das Schreiben einer guten Zusammenfassung, ob für eine Zeitschrift oder eine Konferenz, stellt eine schwierige, jedoch wichtige Aufgabe dar [8]. Strukturieren Sie das Manuskript nach den Vorgaben der Zeitschrift. Vergewissern Sie sich, dass die Zahlen denen des Haupttextes entsprechen. Wenn die Zeitschrift zweisprachige Zusammenfassungen verlangt, stellen Sie sicher, dass die Zahlen in beiden identisch sind. Die Einleitung sollte kurz die Gründe und die Ziele der Studie angeben. Ihre Ergebnisse sind wichtig; deshalb formulieren Sie diese kurz und korrekt. Ihre Schlussfolgerungen sollten kurz und präzise sein und Bezug nehmen auf Ihre Beobachtungen und das Ziel der Arbeit. Viele Autoren schreiben die Zusammenfassung als Letztes, wenn die Ergebnisse analysiert und ein Fazit gezogen wurde, und oft wird die Einleitung in diesem Stadium auch gründlich überarbeitet. Wenn Rezensenten hinzugezogen werden, wird die Zusammenfassung dem Brief oder der E-mail beigefügt, damit sie daraus einen ersten Eindruck vom Manuskript gewinnen können.

Im Gegensatz zu einigen anderen Zeitschriften haben die Rezensenten bei Ultraschall in der Medizin keine Kenntnis der Namen oder der Zugehörigkeit der Autoren. In einigen Manuskripten decken die Autoren allerdings unbeabsichtigt ihre Identität auf, indem sie z. B. schreiben: „wir haben in der Vergangenheit in Referenz Nr. xx gezeigt”, oder „unsere Einrichtung ist das Zentrum für xxx in Land xx”. Manchmal tragen auch die Ultraschallbilder den Namen der Einrichtung oben auf der Abbildung.

Schreiben Sie bei der Einreichung einen Brief, in dem Sie in ein paar Sätzen darlegen, weshalb Ihre Arbeit wichtig ist. Wenn Ihnen dies schwer fällt, ist es wahrscheinlich für den Herausgeber oder die Rezensenten ebenfalls schwierig, die Wichtigkeit Ihres Manuskripts zu erkennen. Wenn möglich, schlagen Sie Rezensenten vor, nicht Ihre alten Freunde oder jemanden aus Ihrer Einrichtung, sondern jemanden, der sich mit dem Thema besonders gut auskennt und zu dem Sie keine persönliche Beziehung haben. Unter den Manuskripten, die bei Ultraschall in der Medizin eingereicht werden, haben weniger als die Hälfte einen Begleitbrief, und noch weniger schlagen einen Rezensenten vor. Probleme bei der Suche nach passenden Rezensenten stellen eine Hauptursache für lange Verzögerungen beim Umgang mit einem Manuskript dar. Wenn sich das Thema von den Inhalten unterscheidet, die in dieser Zeitschrift üblicherweise behandelt werden, kann es sein, dass die Herausgeber keine passenden Rezensenten zur Verfügung haben. Wenn der Herausgeber selber nach einem passenden Rezensenten suchen muss, entweder in Telefonaten mit Kollegen oder über das Internet, führt dies zu gewissen Verzögerungen. Wenn der Rezensent auf diese Weise gefunden wurde, besteht ferner keine Garantie, dass derjenige jemals von der Zeitschrift und ihren Publikationsvoraussetzungen gehört hat. Merken Sie sich deshalb - schlagen Sie, wenn möglich, Rezensenten vor. Der Herausgeber wird diese nicht immer einladen, wenn ihm eine nahe liegendere Alternative zur Verfügung steht, aber häufig wird er auf den Vorschlag zurückgreifen.

Beim Übergang zur elektronischen Manuskripteinreichung beobachten die meisten Zeitschriften einen Anstieg in der Anzahl der eingereichten Manuskripte [9]. Wenn die Zeitschrift nicht häufiger erscheint oder die Seitenzahl gesteigert wird, führt dies zwangsläufig zu einer Zunahme der abgelehnten Manuskripte. Deshalb sollten Sie nicht verzweifeln, wenn Ihnen dies passiert; denn auch vielversprechende Manuskripte werden gelegentlich abgelehnt werden müssen. Vielleicht war der Zeitpunkt ungünstig - wenn die Zeitschrift gerade einen Artikel zum gleichen Thema veröffentlich hat, wird sie wahrscheinlich nicht gerne ein neues Manuskript zu dem betreffenden Thema annehmen.

Abschließend ein Rat: Schießen Sie nicht auf den Klavierspieler. Es liegt nicht nur am Herausgeber, wenn Ihr Manuskript nicht zur Veröffentlichung angenommen wird. Und bedenken Sie, dass auch Herausgeber und Rezensenten Artikel schreiben oder als Ko-Autoren fungieren und selber erfahren, dass ihre Artikel in anderen Zeitschriften gelegentlich abgelehnt werden. Deshalb sind sie sich sehr wohl der Enttäuschung bewusst, die bei Ihnen entsteht, wenn der Ablehnungsbrief eintrifft. Verwenden Sie stattdessen ein paar Stunden darauf, Artikel über das erfolgreiche Publizieren von wissenschaftlichen Arbeiten zu lesen - eine Auswahl von Titeln ist in der Referenzliste dieses Editorials angegeben [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] [10] [11] [12]. Wir versprechen Ihnen, dass dies eine lohnende Investition Ihrer Zeit darstellt.

Preparing a manuscript for submission to a scientific journal is hard work but it is also very rewarding to see your work published. Writing a paper is a skill that has to be acquired and like everything else in life it becomes easier with practice. However, from the reviewer’s and editor’s point of view, many manuscripts could be improved by following a few simple guidelines or by reading a few papers on how to write and publish a scientific article. The objective of this editorial is to give an introduction to this.

Editors rely on peer review, and usually at least two reviewers have to give their opinion in favour of the manuscript before it will be accepted for publication. If the reviewers strongly disagree, usually additional reviewers will be invited. The reasons for rejection can of course be lack of scientific importance or clinical relevance, that the paper just brings forward old knowledge or that the paper would be better suited for another journal [1]. However, in a survey from Research in Medical Education conference proceedings [2] among the top ten reasons for rejection were: text too difficult to follow, insufficient problem statement, inaccurate or inconsistent data reported and insufficient data presented. The latter things are something that can and should be taken care of by the authors before submitting the manuscript.

No matter how important your findings are, if your manuscript becomes too difficult to read or if substantial parts of the manuscript are discarded the paper might get rejected. One important rule is to keep it simple, writing only one single thought per sentence, eliminating unnecessary words and always trying to choose the shortest, clearest word or phrase [3]. This is often more difficult than it seems, but try showing your text to colleagues, one paragraph at a time, and see if they understand your message. There are also a number of words and expressions to be avoided, for example instead of “a considerable number of” choose “many” [3].

The title is important; it should be a concise statement of the focus of your paper. If the title is only two or three words then it is most likely not accurate [4]. Do not give a title “Liver tumours” if your paper is about “Contrast-enhanced US vs. MR in 500 patients with colorectal cancer”. One of the things reviewers are informed to rate is whether the title is appropriate.

The anatomy of the manuscript is important [5]. The introduction should address what we know, what we do not know and what we are now showing in that order. Generally the introduction can be less than one double spaced page, state the research problem and save the lengthy reviews and comparisons for the discussion. Give appropriate references and otherwise keep it short and to the point. The methods and results section should address how we will show it and what we are showing now [5]. The discussion should include if you succeeded in what you defined as the aims of the study but also the limitations. Compare your findings to what others have shown and include the majority of your references here. The discussion is rarely longer than three double spaced pages [4]. Take care not to repeat the same information over and over in different parts of your text.

Inappropriate or incomplete statistics have been described among the top ten reasons for rejection [2]. Try not making statistics too complicated, use an appropriate test, it should make sense what you are trying to analyse. And be honest with the results. Often power calculations are missing, and it is not considered if a negative result is caused by the number of patients being too low rather than reflecting a true negative result. Give confidence intervals when the results are presented. If the results are shown in tables make them easy to read, and graphs should present the information at a glance [6] [7]. Some potential readers may start by looking quickly at the tables, graphs and figures to determine if the rest of the article is worth reading.

Generally all journals want excellent image quality. However, this may in particular be true for “imaging” journals, i. e., radiology journals and modality driven journals (such as Ultraschall in der Medizin). Always follow closely the guidelines of the journal and if you are not sure what e. g., 300 dpi means, do not ignore it but sort it out before submission.

Writing a good abstract, whether for a journal or a conference, is a difficult but an important task [8]. Structure the manuscript according to the journal requirements. Take care that data is the same as in the manuscript. If the journal wants bilingual abstracts make sure that the information and data are the same in both. The introduction should state briefly the reasons for the study and the aims of the study. Your results are important so state them clearly and accurately. Your conclusions should be brief, to the point, and relate to your observations and the aim of the study. Many authors write the abstract last, when the findings are analysed and a conclusion is reached, and often the introduction is thoroughly revised at that stage also. When reviewers are invited the abstract is attached to the letter or e-mail, so they will get their first impression of the manuscript from the abstract only.

In contrast to some other journals in Ultraschall in der Medizin the reviewers are not aware of the names and affiliations of the authors. However, in some manuscripts the authors may unintentionally reveal themselves by writing e. g., “we have previously shown in reference no. xx”, or “our institution is the centre for xxx in xx county”. Also occasionally the ultrasound figures have the institution name on top of the screen.

Write a submission letter where you state in a few sentences why your manuscript is important. If this is difficult for you then it will probably also be difficult for the editor or the reviewers to understand the importance of your manuscript. Suggest reviewers if possible, not your old friends or someone from your institution, but someone who has special knowledge in the topic and with whom you have no personal relationship. In manuscripts submitted to Ultraschall in der Medizin less than half the submissions have an accompanying letter and even less suggest reviewers. Problems with finding suitable reviewers are one of the things that may seriously delay the handling of your manuscript. If the topic is different from the ones usually found in the journal then chances are that the journal editors do not have appropriate reviewers at hand. If the editor has to search for a possible reviewer himself, whether this is done by phone call to colleagues or searching the internet, this will lead to a certain delay. Also there is no guarantee that the reviewer found in this way has ever heard of the journal or the journal requirements. So remember, suggest reviewers if possible. The editor may not always invite them if a more obvious choice is available for the editor, but in many cases he will.

When changing to electronic submission most journals see an increase in the number of submitted manuscripts [9]. If the journal does not increase in volumes or printed pages, this inevitably means that an increasing number of manuscripts will have to be rejected. Therefore, do not despair if this happens to you, also manuscripts with potential merits will have to be turned down. Perhaps your timing was not right, if the journal just had a paper about the same topic this could mean they would be reluctant to take on a new manuscript on the topic.

Finally, one piece of advice: don’t shoot the piano player. It is not only the editors’ fault if your manuscript is not accepted for publication. And remember that even editors and reviewers write or co-author manuscripts that are occasionally rejected in other journals so they are very well aware of the disappointment you get when the rejection letter arrives. Instead, devote a couple of hours to read articles on how to publish a successful scientific article, a selection of titles are given in the reference list of this editorial [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] [10] [11] [12]. We promise this is time well spent.

M. B. Nielsen

K. A. Jaeger

Literatur

• 1 Ehara S, Takahashi K. Reasons for rejection of manuscripts submitted to AJR by international authors.  AJR. 2007;  188 W113-W116
• 2 Bordage G. Reasons reviewers reject and accept manuscripts: The strengths and weaknesses in medical education reports.  Acad Med. 2001;  76 889-896
• 3 Tompson A. How to write an English medical manuscript that will be published and have impact.  Surg Today. 2006;  36 407-409
• 4 Berk R N. Preparation of manuscripts for radiology journal: Advice to first-time authors.  AJR. 1992;  158 203-208
• 5 Cetin S, Hackam D J. An approach to the writing of a scientific manuscript.  J Surg Res. 2005;  128 165-167
• 6 Naylor W P, Muñoz-Viveros C A. The art of scientific writing: How to get your research published!.  J Contemp Dent Pract. 2005;  6 164-180
• 7 Kliewer M A. Writing it up: A step-by-step guide to publication for beginning investigators.  AJR. 2005;  185 591-596
• 8 Alexandrov A V, Hennerici M G. Writing good abstracts.  Cerebrovasc Dis. 2007;  23 256-259
• 9 Seitz K, Judmaier G. Wie europäisch ist die „Ultraschall in der Medizin”?.  Ultraschall in Med. 2006;  27 434-436
• 10 Dixon N. Writing for publication: A guide for new authors.  Int J Qual Health Care. 2001;  13 417-421
• 11 Provenzale J M, Stanley R J. A systematic guide to reviewing a manuscript.  AJR. 2005;  185 848-854
• 12 Rosenfeldt F L, Dowling J T, Pepe S. et al . How to write a paper for publication.  Heart Lung Circ. 2000;  9 82-87