Ganzheitliches Prozessmanagement - die beste Medizin für Kliniken

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Viele Kliniken geraten immer stärker in die wirtschaftliche Klemme, Ärzte, Pflegekräfte und Hilfspersonal arbeiten immer öfter am Rande ihrer Kräfte. Daher wird es in Zukunft immer wichtiger werden, die klinikinternen Arbeitsprozesse zu vereinfachen, zu strukturieren und, wo es möglich ist, auch zu standardisieren und gleichzeitig den bürokratischen Aufwand für die Klinikmitarbeiter zu senken - beispielsweise durch ein auf die Klinik ausgerichtetes, intranetbasiertes Prozessportal, das möglichst viele organisatorische Abläufe, Zuständigkeiten und die dafür notwendigen Informationssysteme aufeinander abstimmt. Kann dies gewährleistet werden, lassen sich Reibungsverluste vermeiden und wichtige Vorteile für Patienten, Mitarbeiter und Wirtschaftlichkeit erzielen.

In den deutschen Kliniken wurden in den vergangenen Jahren ständig Personal und Betten abgebaut und gleichzeitig immer mehr Patienten behandelt. Einerseits reduzierte dies die Kosten enorm, gleichzeitig stieg die Effizienz in den Krankenhäusern durch Verschlankung, Auslagerungen sowie eine Bündelung des Einkaufs gewaltig. Insgesamt reichen diese Maßnahmen jedoch nicht, um die veränderten Kostenstrukturen und die entstandenen Finanzierungslücken in den Kliniken abzufangen: Neue gesetzliche Regelungen, veränderte Personalstrukturen, bürokratische Verordnungen, kostenintensive Arbeitszeitregelungen sowie reduzierte Fallpauschalen ("diagnosis related groups"; DRGs) werden die Budgets der Kliniken weiter belasten.

Gleichzeitig sind die Anforderungen an ein modernes Geschäftsprozessmanagement in den letzten Jahren wesentlich differenzierter geworden und Mitarbeiter mit diesem Know-how in Krankenhäusern eher selten. So gerät der Strukturwandel der öffentlichen und privaten Häuser ins Stocken und die Finanzlücke klafft weiter auf. Dementsprechend sind intelligente Lösungen gefordert, die Arbeitsprozesse soweit wie möglich standardisieren, sicherer machen und den bürokratischen Aufwand senken.

Ein unkoordinierter, nicht am Gesamtoptimum einer Klinik ausgerichteter Einsatz operativer Informationssysteme, wie das elektronische Patientenmanagement oder die elektronische Patientenakte, kann sicher nicht zu den gewünschten Ergebnissen führen. Erst wenn Arbeitsabläufe und die notwendigen Informationssysteme harmonisch aufeinander abgestimmt sind, bieten sich Vorteile für Patienten und Mitarbeiter, und die Wirtschaftlichkeit der Klinik kann so verbessert werden.

Um ein leistungsfähiges Prozessmanagement (Abb. [1]) realisieren zu können, ist die Auswahl eines geeigneten IT-Prozesswerkzeuges von entscheidender Bedeutung und sollte im Idealfall vor der Einführung von operativen Informationssystemen stattfinden. Passende Softwarewerkzeuge bilden die organisatorische Gesamtarchitektur einer Klinik als "Großes Ganzes" ab und stellen den einzelnen Mitarbeitern die Informationen zur Verfügung, die sie für die effiziente Durchführung ihrer Tätigkeiten benötigen.

Abb. 1 Schematischer Aufbau eines Prozessmanagementsystems.

Abb. 2 Optimierung am Beispiel des Ablaufs "Visite": Ist die Arbeitsaufteilung zwischen Arzt, Assistenzarzt, Pflegepersonal und Hilfskräften nicht optimal geregelt, können hier Rationalisierungspotenziale aktiviert werden.

Abb. 3 Ziel ist, allen Mitarbeitern alle grundsätzlichen Informationen zu Organisation und Betrieb eines Krankenhauses sicher und klar zur Verfügung zu stellen.

Was braucht ein effizientes Prozessmanagementsystem?

Natürlich lassen sich Prozesse nur dann optimieren, wenn sie zuvor erfasst, klassifiziert, strukturiert und in einer sogenannten Prozesslandkarte als Kernprozesse, Unterstützungsprozesse oder Administrations- und Managementprozesse abgebildet worden sind. Im 2. Schritt gilt es, Verantwortliche und Arbeitsteams für die zu erfassenden Einzelprozesse zu definieren. Erst dann werden die existierenden Prozesse im Hinblick auf Arbeitsverteilung, Zuständigkeiten und Effizienz analysiert und Vorschläge zur Optimierung erarbeitet. Prozessziele und Prozesskennzahlen müssen definiert sein, um Arbeitsabläufe auf der Basis messbarer Zielgrößen zielgerichtet steuern zu können.

Die so dokumentierten Prozesse beinhalten alle relevanten Informationen und Vorgaben, die für den Mitarbeiter wichtig sind:

• Wer ist verantwortlich?

• Was ist zu tun, was muss beachtet werden?

• Welche Arbeitsmittel müssen verwendet werden? (z. B. Formulare, IT-System, "Auftragsabwicklung").

Zwei Kernfragen, die in diesem Zusammenhang immer zu beantworten sind, sind die sogenannte Regelungsdichte und die Integration der Anforderungen. Sind die vorhandenen Regelungen für die Stationsschwestern hilfreich und reichen sie auch aus? Unterstützen die Regelungen die Flexibilität von Ärzten und Pflegepersonal in Bezug auf unvorhersehbare Ereignisse im Klinikablauf? Oder sind sie zu starr und behindern so eher den Klinikalltag?

Auch optimierte Prozesse können allerdings nur dann die gewünschte Wirkung erzielen, wenn alle Mitarbeiter täglich Zugriff auf die Ablaufbeschreibungen und Arbeitsanweisungen erhalten, damit sie sich unverzüglich über Prozessänderungen informieren können - beispielsweise über ein intranetbasiertes Prozessportal.

Dr. Heinrich Huber ist Geschäftsführer der ipro Consulting GmbH in Karlsruhe. Seit 1991 bietet ipro Consulting Prozessmanagement-Lösungen und berät Kliniken, öffentliche Einrichtungen und Unternehmen auch auf Basis des spezifischen Geschäftsprozessmanagement-Tools AENEIS.

Was sollte ein effizientes Prozessmanagement bieten?

Ärzte und Pflegekräfte müssen ein effizientes Prozessmanagement sofort als Entlastung und damit als wertvolle Hilfe verstehen und nutzen. Beide müssen sich am Computerbildschirm, fast im Vorübergehen, schnell und umfassend über den aktuellen Stand des organisatorischen Reglements informieren können.

Macht das System den Nutzer von sich aus auf sämtliche Änderungen aufmerksam - selbst wenn dieser bei Arbeitsbeginn nicht gezielt nach Änderungen sucht - ist dies sicher von großem Vorteil. Zudem benötigen die Verantwortlichen eines Krankenhausbetriebes schnell und sicher die Möglichkeit, alle Prozesslandkarten, Organigramme, Prozess- und Arbeitsbeschreibungen sowie Dokumente eigenständig und möglichst "pflegeleicht" ändern zu können.

Einfach macht dies ein System, das Änderungen selbstständig an allen relevanten Stellen der Organisation in nur einem Schritt ersetzen bzw. ergänzen kann, ärztliche Behandlungen sowie alle anderen Leistungen übersichtlich dokumentiert und den Zugriff auf die Ablaufbeschreibungen und Arbeitsanweisungen erlaubt. Sämtliche nach DRG-Kriterien dokumentierten klinischen Behandlungspfade können so fortlaufend verbessert (kontinuierlicher Verbesserungsprozess; KVP) und optimiert werden.

Die erfassten Prozesse und Strukturen sollten kompatibel mit allen gängigen Qualitätsmanagementmodellen wie EFQM[1], KTQ[2] oder DIN[3] EN ISO 9001 sein und als Handbuch zum Qualitätsmanagement ausgedruckt oder online bereitgestellt werden können. Bei der Einführung einer leistungsfähigen Prozessorganisation bietet es sich daher an, ein intranetbasiertes Klinik-Prozessportal für alle Mitarbeiter zu realisieren.

Ein Lösungsansatz für umfassende Klinikprozessportale

Angesichts der komplexen Abhängigkeiten einer Prozessorganisation ist die Vielfalt an Aufgaben ohne Prozessmodellierungswerkzeug nicht zu bewältigen. Ein solches Managementtool kann hier viele Vorteile bieten:

• Aufbau eines krankenhausweiten Klinikprozessmodells, das sowohl die vorgefundene Realität abbildet als auch die prozessgeführte Krankenhausorganisation stufenweise entwickelt

• Optimierung der krankenhausspezifischen Versorgungs- und Verwaltungsabläufe

• Bereitstellung eines mitarbeiter- und berufsgruppenspezifischen Wissenspools, in dem alle Informationen über die Organisation der Klinik abrufbar sind

• durchgängige Abbildung aller Organisationsaspekte: Prozesse und Arbeitsschritte, Organisationseinheiten und Mitarbeiter, mitgeltende Dokumente und Richtlinien

• redundanzfreies Datenmanagement und ein Berechtigungskonzept mit abgestuften Zugriffsrechten für ein effizientes Änderungsmanagement.

Korrespondenz

Dr. Heinrich Huber

Dr. Heinrich Huber

ipro Consulting GmbH

Kaiserstraße 207

76133 Karlsruhe

01 European Foundation for Quality Management

02 Kooperation für Transparenz und Qualität

03 Deutsches Institut für Normung

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