Evaluation of a Field Test of Computers for the Doctor’s Office*

Based on extensive analysis of functions and structures in general practices and the resulting definitions of needs and possibilities for a computer support; six installations of dedicated computer systems in offices of private physicians were evaluated. The installations involved practices for gynecology, ENT, ophthalmology, and general medicine.

The study comprised detailed analyses of the functional characteristics of each office before, during and after the computer installation, especially in regard to work load and work distribution, cost, time performance and motivation.

The results of computer support vary in regard to the different types of practices and the pre-test organizational structure of the offices. An increased systematization of recording and claim processing could be achieved. Time gam could only be seen in the registration of new patients or >repeaters< with extensive updates. Retrieval of administrative data was slightly longer in normal >repeaters< than in the manual process. The frequency of diagnoses, recorded procedures and the measurements of various time parameters are reported. The actual set of codes used is manageable in regard to volume and differentiation in the individual office.

Evaluation by the physicians themselves reveals different emphasis on priorities of the administrative area, of medical documentation, tune gain or quality. The results of cost analysis vary depending upon the type of practice. In some offices time gain and shift in work load led to an economic gain. The calculations were based on a monthly rental of DM 2,000. However, system architecture and hardware of the experimental system were not yet optimal.

Cost/effectiveness and motivational satisfaction relate to the classification of the practices under scrutiny by methods developed in earlier studies.

General aspects of the experiment and resulting design criteria for a possible product for the doctor’s office are discussed.

Auf der Grundlage einer umfassenden Analyse von Struktur und Funktion allgemeinmedizinischer Praxen und der daraus abgeleiteten Spezifikation von Anforderungen und Möglichkeiten für Computeranwendung wurden dedizierte Computersysteme in sechs Praxen niedergelassener Ärzte untersucht. Am Versuch waren Praxen von Gynäkologen, einem Hals-Nasen-Ohrenarzt, einem Ophthalmologen und drei Allgemeinmedizinern beteiligt.

Die Untersuchung umfaßte detaillierte Analysen jeder Praxis vor, während und nach der Computerinstallation. Besonders berücksichtigt wurden Arbeitsaufwand, Arbeitsverteilung, Kosten, Zeitaufwand, Arbeitsergebnisse und Motivation.

Die Ergebnisse des Computereinsatzes sind abhängig von Praxistyp und Organisationsstruktur vor Computereinführung. Eine Systematisierung der Datenerfassung und des Abrechnungsverfahrens wurde erreicht. Die Aufnahme neuer Patienten und Anmeldung von >Wiederholen" mit umfassenden Änderungen wurde beschleunigt. Sonst war cler Zeitaufwand bei Wiederholern etwas größer als im manuellen Verfahren. Die Häufigkeit von Diagnosen, Verfahren und Zeitparameter wurden untersucht. Die Menge der benutzten Codes ist hinsichtlich Umfang und Differenzierung in cler jeweiligen Praxis überschaubar.

Die Bewertung durch die Ärzte selbst weist auf Unterschiede hin, die cler Bedeutung cler administrativen Funktionen, der medizinischen Dokumentation, clem Zeitaufwand oder cler Qualität beigemessen wird. Die Ergebnisse cler Kosten-Nutzen-Analyse unterscheiden sich je nach Praxistyp. In einigen Praxen ließ sich durch Zeitgewinn und Umverteilung cler Tätigkeit ein ökonomischer Gewinn nachweisen. Den Berechnungen wurde ein Monatsmietpreis von DM 2000,- zugrunde gelegt. Die Architektur und Hardware des experimentellen Systems waren dabei jedoch noch nicht optimal. Die Ergebnisse cler Kosten-Nutzen-Analyse und der subjektiven Bewertung stimmen gut mit einer aufgrund früherer Untersuchungen vorausgesagten Bewertung cler Praxen überein.

Allgemeine Aspekte cler Untersuchung und Designkriterien für ein mögliches Produkt für Arztpraxen werden erörtert.

Key-Words

Computer for Physician’s Office - Systems Analysis - Motivational Analysis - Cost-Benefit Analysis - Tune Analysis - Frequency Analysis - Functional Analysis

Schlüssel-Wörter

Praxis-Computer - Systemanalyse - Motivationsanalyse - Kosten-Nutzen-Analyse - Zeitanalyse - Häufigkeitsanalyse - Funktionsanalyse

^* This work was supported by a grant of the ›Zentralinstitut für die Kassenärztliche Versorgung in der Bundesrepublik Deutschland‹, Cologne, Fed. Rop. of Germany.

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