Compliance with terminology standards in reflux, ulcers, and gastritis: A study of 881 consecutive upper gastrointestinal endoscopy reports

Summary

Background: The German version of the Minimal Standard Terminology document for endoscopy was discussed in 1997 and 1998, and finally published at the end of 1999 as one of the German Gastroenterology Society guidelines. The diagnoses and descriptive terms included in this standard terminology are based on the consensus views of a large number of German endoscopists (20 endoscopists based in Munich and 20 elsewhere in Germany). The aim of the present study was to investigate how much spontaneous compliance there is with the descriptive terms included in the standard terminology - both among the members of the consensus discussions, and among colleagues not involved in this project.

Methods: A total of 881 endoscopy reports with the diagnoses of reflux, ulcer, and gastritis were collected from 11 centers (2 hospitals and 9 private offices, with a total of 26 examiners) over a one-month period. Nine of the 26 examiners were actively involved in the terminology consensus discussion. The rate of occurrence of the descriptive terms contained in the standard terminology was assessed for the diagnoses listed above.

Results: Compliance with the descriptive terms was high (> 90 %) only for basic parameters such as the Savary classification of reflux and the area in which gastroduodenal ulcers were located. Other important parameters, such as the extent (length) of Barrett’s esophagus, ulcer size, and circumferential location, were reported in only three-quarters of cases or less. The descriptions of gastritis were inconsistent. There was no difference in the degree of compliance either between endoscopists using free dictation and those using computerized text blocks, or between members of the terminology group and those not involved in preparing the terminology.

Conclusions: Adherence to standard terminology and its descriptive parameters is poor even among specialized gastroenterologists who have been involved in terminology consensus discussions. Compliance needs to be improved by providing suitable software programs with automatic reporting functions.

Halten sich Gastroenterologen an die endoskopische Standardterminologie der DGVS? Eine Analyse von 881 Befunden

Hintergrund: Die deutsche Version der endoskopischen “Minimal-Standard”-Terminologie wurde 1997 und 1998 im Konsensus erstellt und Ende 1999 als Leitlinie publiziert. Die darin enthaltenen Diagnosen und deskriptiven Parameter basieren auf einer breiten Konsensusdiskussion mit 20 Münchner und 20 bundesdeutschen Endoskopikern. Ziel der vorliegenden Studie war es, die spontane Compliance von am Konsensus beteiligten Münchner Endoskopikern im Vergleich mit anderen, am Konsensus nicht beteiligten Kollegen, zu analysieren.

Methodik: 881 Endoskopiebefunde mit den Diagnosen “Reflux”, “Ulkus” und “Gastritis” wurden aus 11 Zentren (2 Krankenhäuser, 9 Gastroenterologiepraxen, insgesamt 26 Untersucher) innerhalb eines 1-Monats-Zeitraumes gesammelt. 9 der 26 Untersucher nahmen zu dieser Zeit an den Konsensusdiskussionen der DGVS-Terminologie teil. Die Häufigkeit der in der Befundbeschreibung verwendeten Attribute für die genannten Diagnosen wurde bei allen infrage kommenden Befunden ermittelt.

Ergebnisse: Die Compliance aller Teilnehmer bezüglich der verwendeten Befundbeschreibungen war nur für einfache Parameter wie die Savary-Klassifikation der Refluxösophagitis und der Lokalisation von Ulzera hoch (> 90 %). Andere wichtige Parameter wie Ausdehnung des Barrett-Ösophagus, Ulkusgröße und Lage in Bezug auf die Zirkumferenz wurden nur in bis zu maximal ¿ der Fälle explizit im Befund genannt. Die Beschreibung der Gastritis war sehr inhomogen. Insgesamt gab es keine relevanten Unterschiede in der Compliance zwischen den Kollegen, die die Befunde frei diktierten, und denen, die in einem PC-System mit Textbausteinen arbeiteten, sowie zwischen den Kollegen, die an den Konsensusdiskussionen teilnahmen, und den anderen Endoskopikern.

Schlussfolgerungen: Die DGVS-Standardterminologie wird in ihren beschreibenden Parametern von erfahrenen Endoskopikern nur unzureichend genutzt, auch wenn einige der Kollegen aktiv an der Ausgestaltung der Terminologie beteiligt waren. Eine Verbesserung ist hier nur bei der Benutzung von Programmen mit automatischer Befundgenerierung zu erwarten.

Key words

Minimal Standard Terminology - Endoscopy - Quality Control

Schlüsselwörter

Minimale standardisierte Terminologie - Endoskopie - Befund - Qualitätskontrolle

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