Digitalisierung ÖGD Sachsen – Durchführung der Prozessanalyse sächsischer Gesundheitsämter: Best Practice Beispiel des Sächsischen Staatsministeriums für Soziales und Gesellschaftlichen Zusammenhalt zur Effizienz- und Reifegradsteigerung

Hintergrund: Die Digitalisierung des ÖGD erfordert die Anpassung und Optimierung bestehender Geschäftsprozesse in den Gesundheitsämtern, um insbesondere den gestiegenen Anforderungen, gerecht zu werden, die sich im Zuge der Corona-Pandemie herausgebildet haben. Im Rahmen des Förderprogramms zur Digitalisierung und Reifegradsteigerung des ÖGD hat das Sächsische Staatsministerium für Soziales und Gesellschaftlichen Zusammenhalt im Zuge der Ausschreibung eines Fachverfahrens eine Geschäftsprozessanalyse der sächsischen Gesundheitsämter veranlasst, um Arbeitsabläufe und Schwachstellen zu identifizieren sowie gezielte Verbesserungen hin zu harmonisierten und abgestimmten Soll-Prozessen vorzunehmen. Dieser Beitrag stellt ein Best-Practice-Beispiel im Bereich des ÖGD vor, das den erfolgreichen Einsatz der Prozessanalyse zur Prozessoptimierung verdeutlicht.

Das vorgestellte Projekt zielte darauf ab, die relevantesten Geschäftsprozesse sowie Fachsoftware-spezifischen Prozesse systematisch zu identifizieren und im Hinblick auf die angestrebte Prozessoptimierung auszuwählen und zu beschreiben.

Umsetzung: Das Vorgehen gliederte sich in mehrere Arbeitsphasen. Ausgangspunkt bildeten bereits vorhandene IST-Prozessmodelle in den Gesundheitsämtern, die im Rahmen von Harmonisierungskonferenzen harmonisiert wurden. Im Zuge einer Prozessepriorisierung und einer anschließenden SOLL-Prozess-Harmonisierung standen 53 SOLL-Prozessmodelle zur Verfügung. Mithilfe standardisierter Methoden der Geschäftsprozessmodellierung (BPMN), und der Unterstützung der PICTURE GmbH, konnten die Prozesse transparent dargestellt und analysiert werden, um als Grundlage für die Ausschreibung zu dienen. Zentrales Element des Projekts war die enge Einbindung der betroffenen Akteure der ÖGD-Einrichtungen, die als Prozessbeteiligte und Experten für die jeweiligen Abläufe eine wichtige Rolle spielten. Durch Interviews und Workshops konnten wertvolle Einsichten gewonnen werden, die zu einer präzisen Beschreibung der Prozesse führte. Als großer Vorteil stellte sich heraus, dass fast alle beteiligten Akteure mit der Prozessplattform Sachsen auf eine einheitliche Prozessmanagement-Plattform setzen und mit PICTURE-BPMN einen gemeinsamen Modellierungsstandard verwenden.

Diskussion: Der Beitrag wird nicht nur die technisch/organisatorischen Erfolgsfaktoren des Projekts aufzeigen, sondern auch auf Herausforderungen eingehen, die während der Umsetzung auftraten. Dazu zählen neben üblichen projektbezogenen Herausforderungen (Terminkoordination, Organisation) auch Widerstände im Veränderungsmanagement. Abschließend soll diskutiert werden, wie diese Erfahrungen einerseits Sachsen bei der Fortführung der Digitalisierung nützlich sein können. Andererseits sollen Überlegungen angestellt werden, wie Erkenntnisse auch für andere Beteiligte sinnstiftend sein können und ggf. auf ähnliche Projekte anwendbar sind. Hier soll die Rolle der Prozessanalyse als Instrument zur Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung erörtert werden.

Der vorgestellte Best-Practice-Ansatz bietet wertvolle Erkenntnisse für Akteure und Entscheidungsträger im ÖGD, die an der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse arbeiten, und zeigt praxisnah, wie durch systematische Analysen und gezielte Maßnahmen eine zukunftsfähige, effiziente und digitalisierte Verwaltung erreicht werden kann.

Schlagwörter: Geschäftsprozessanalyse, öffentliche Verwaltung, Öffentlicher Gesundheitsdienst (ÖGD), Digitalisierung, Prozessoptimierung, Effizienz- und Reifegradsteigerung, Best Practice

Publikationsverlauf

Artikel online veröffentlicht:
11. März 2025